La GED permet d’assurer la dématérialisation, l’organisation et le suivi de tous types de courriers quel que soit la source ou le format (physique, ou électronique) l’objectif est d’augmenter la productivité et d’améliorer la satisfaction client.
La GED courriers est présentée traditionnellement en 4 étapes : la capture, le tri des courriers entrants, la diffusion et le stockage .
La plateforme de Gestion Electronique de Courrier est entièrement paramétrable et s’adapte à toute organisation d’entreprise.
L’objectif d’un projet de GED courriers est de constituer un référentiel de l’ensemble des courriers pertinents pour l’entreprise et ce, pour répondre à un objectif plus global : optimiser ses processus métiers en traitant une seule fois l’information (quelle que soit la source) et en la mettant à disposition au bon moment et aux bonnes personnes.
Pourquoi choisir une GED Courriers ?
Un logiciel de GED peut être utile pour tous types d’entreprises. Il permet d’avoir l’information disponible immédiatement, de limiter la circulation des courriers sous format papier et donc de limiter le risque de perte des données. De plus, tous les courriers (entrants, sortants) sont classés dans une plateforme unique, avec une garantie de sécurité pour l’accès, le stockage et la sauvegarde.
D’autres fonctionnalités sont nécessaires à la bonne utilisation du logiciel de gestion électronique de courriers : le contrôle des différentes actions sur les documents ainsi que la traçabilité des modifications effectuées.
L’enregistrement des courriers peut également déclencher un circuit de revue et de validation (workflow de validation) selon les besoins de l’organisation, il peut s’agir également des workflows spécifiques pour automatiser les assignations de lecture, la modification, et les notifications d’alertes et rappels, etc.
Le workflow lié à la validation d’un courrier est paramétrable et prendra en compte les droits d’accès et les profils des utilisateurs du système; il s’agit le plus souvent de la gestion du statut, de version et de la visibilité du document.
Les Fonctionnalités :
- Gestion rapide et automatisée de types de courriers
- Capture et indexation rapide des flux entrants : courriers physiques, e-mails, télécopies….
- Recherches multicritères performantes et simples d’utilisation
- Partage des courriers en interne avec les différents services, en externes (Clients, fournisseurs…) avec la possibilité de rajouter un commentaire ou un renseignement complémentaire aux courriers
- Mise en place de Workflow de validation (simple ou avancé)
- Module de statistiques complet et évolutif
- Traçabilité de toute action réalisée et suivi rigoureux des courriers
- Enregistrement des mails entrants
- Interfaçage avec divers applications ou logiciels métiers
Les (+) de la plateforme électronique de courriers :
- La réponse aux normes légales qui s’impose à l’organisation : la solution est en conformité avec la législation en vigueur (le RGPD), elle permet également d’assurer une disponibilité des documents tout en respectant les règles de confidentialité (soit dans le cadre de votre activité courante soit en cas d’audits, de Certification ou de contrôle fiscal).
- Solution full Web, interface intuitive : adaptable à la charte graphique de votre organisation, entièrement paramétrable.
- Gain de temps : la plateforme vous permet de trier des volumes importants de courriers, l’indexation full texte et le puissant moteur de recherche permet de retrouver facilement les courriers en saisissant l’objet, le destinataire, l’expéditeur, ou le type de document. La recherche par mot clés (façon Google) accélérera l’accès aux informations souhaités.
- Réduction des tâches chronophage : en automatisant certaines tâches vos collaborateurs vont consacrer plus de temps dans leur cœur de métier.
- La confidentialité des courriers diffusés : Contrôle des droits d’accès par les décideurs, afin de protéger vos documents contre les accès non autorisés, à titre d’exemple (Courriers RH).
- La réduction des coûts de gestion : dématérialiser vos courriers permet de les traiter plus rapidement en réduisant les coûts de saisie, de papiers et de suivi.
Comment un logiciel de GED courriers vous aide à respecter le RGPD ?
L’une des principales recommandations du RGPD, pour mener à bien votre transition vers la conformité, est de rassembler vos données sur une plateforme unique. En effet, pour mettre en œuvre un traitement des données efficace et contrôler tous les flux, une vision globale en un coup d’œil est nécessaire.
Un logiciel de GED est ainsi la réponse optimale pour maitriser les flux de données, tout en conservant les historiques et la traçabilité nécessaire pour fournir des preuves de conformité à la demande. Pouvoir prouver sa conformité est en effet un des éléments clés du RGPD.
En automatisant le traitement de vos données, l’entreprise ne sécurise pas seulement ses données, elle permet leur exploitation et leur intégration aux rapports générés par le système. Ainsi, elle bénéficie de données sortantes de meilleure qualité et au format adéquat et personnalisable, soit une économie de temps et de ressources.
Des Données organisées sont des données protégées
Les logiciels de GED permettent de créer un procédé informatisé permettant de gérer différentes sources d’informations d’une entreprise (factures, courriers ou encore emails par exemple). Cela signifie que tous types de documents dématérialisés peuvent être gérés et stockés via ce processus, on peut trouver également des documents modifiables tels que ceux créés avec des logiciels d’édition par exemple sont aussi compatibles, il en est de même pour tous les documents issus de progiciels métiers tels que la comptabilité, les achats ou les ressources humaines.
Concrètement, ce type de logiciel permet de réceptionner, enregistrer, classer, sauvegarder, diffuser, partager, rechercher et archiver différents documents, Cependant, afin que la solution remplisse totalement ses fonctions, il est nécessaire de connaitre les critères les plus importants à comparer afin de choisir un logiciel de gestion électronique des documents qui correspondra aux besoins de l’entreprise. En effet, ce type de progiciel aura les mêmes fonctionnalités pour toutes les entreprises mais les bénéfices seront différents. Différents critères de comparaison entrent en jeu : La sécurité des données, l’Usage, l’Accessibilité et la pérennité.
L’explosion quantitative (et souvent redondante) de la donnée numérique contraint à de nouvelles manières de voir et analyser le monde. Gérer des volumes importants de documents est un challenge complexe mais nécessaire ! Installer un logiciel de GED est non seulement un outil stratégique au sein d’une organisation mais aussi une réelle opportunité pour rationaliser vos opérations, supprimer les données inutiles libérer vos espaces de stockage et limiter le traitement aux informations essentielles.
