GED ZeDOC Net Solution

Une solution de gestion électronique de dossiers pour classer, rechercher et partager vos documents en toute simplicité.
Accessible via un navigateur Web ou les applications iPhone et
Android.

De la numérisation au partage de l’information.

Une GED adaptée aux besoins de l’entreprise

ZeDOC Net Solution est un outil de Gestion Electronique de Documents. Elle est utilisée pour la recherche et le partage de documents au sein de l’entreprise.

La notion de dossiers dynamiques vient épauler la gestion par plan de classement classique.

Ainsi, le salarié peut désormais accéder aux documents dans leur contenu.

Grâce à un puissant moteur d’indexation, ZeDOC Net Solution permet de rechercher de façon simple et rapide des documents hétérogènes en fonction de leur contenu et non de leur emplacement.

Il améliore l’accès aux documents, réduit le temps de recherche des informations, accélère le processus de traitement de l’information, diminue le coût de stockage des dossiers.

Partagez et retrouvez vos documents depuis Outlook

Une extension vous permet d’accéder à vos documents directement depuis Outlook.

Outlook étant l’application la plus utilisée au quotidien, gagnez du temps en ne changeant pas d’interface lors de vos recherches documentaires.

Les Étapes de la Gestion Électronique de Documents

Etapes principales. L’organisation peut être différente selon les cas.

Acquisition

Depuis un scanner de production.
Depuis des copieurs réseaux.
Depuis une adresse mail.

Indexation

Analyse des documents.
Connexion avec un référentiel client.

Stockage

Assure la conservation des documents.
Hiérarchisation des documents.

Partage / Consultation

Retrouvez et partagez vos documents.
Applications mobiles disponibles.

#1 L’Acquisition

La solution de GED offre aujourd’hui des fonctionnalités étendues pour optimiser l’étape de l’acquisition du document. Afin de gérer au mieux l’homogénéité des formats de document, il est nécessaire en amont de définir le mode de capture, définir le type de pièce et définir l’indexation. (Métadonnées, plan de classement, critères de recherche…)

 

#2 L’indexation

L’indexation s’opère généralement par ajout de mots clés consignés dans des champs de recherche, mais aussi en mode Texte Intégral.

L’indexation peut également s’opérer de manière automatique pour les documents semi-structurés grâce à la LAD (Lecture Automatique de Documents) qui saura extraire automatiquement les informations pertinentes pour les rendre compatibles avec les outils de gestion de l’entreprise.

 

#3 Le Stockage

Le stockage permet d’assurer la conservation des documents dans le temps, dans le but de répondre à des obligations légales ou fonctionnelles. Le stockage offre un accès rapide aux documents, par le contenu ou par le plan de classement, tout en respectant les niveaux de sécurisation indispensables.

 

#4 Partage et Consultation

Chaque entité de l’entreprise a accès aux documents qu’elle désire de manière simple et rapide. La GED permet de déterminer la diffusion des documents selon des procédures et des méthodes de travail prédéfinies grâce à l’outil de Workflow.

Les logiciels ZeDOC offrent un partage pertinent dans l’entreprise.

Fonctionnalités importantes

h

Numérisation de documents papier

Format PDF/A permettant une recherche sur le contenu.

Accès sécurisé depuis un navigateur Web ou mobile

Applications mobiles IOS et Android disponibles sur les “stores”.

n

Import de tout type de documents

PDF, Office, images … Avec option OCR pour les images.

Dépôt de documents par «glisser-déposer»

Partagez vos documents via un simple glissé-déposé.

U

Stratégies de recherche multiples

Texte intégral, champs d’indexation, plan de classement, etc.

Intégré à la suite Microsoft Office. Edition / Archivage

Partagez et retrouvez vos documents depuis Microsoft Outlook.

Demandez-nous une démonstration sur mesure

Rien de mieux qu’une démonstration personnalisée afin de découvrir les fonctionnalités d’une solution logicielle.

Nous pouvons réaliser ces démonstrations à distance ou dans vos locaux pour plus d’interaction.